株洲市档案局关于推进全市档案信息化建设的实施意见

发布日期:2017-05-10信息来源:株洲市档案局

各县市区档案史(区)志局,市直机关、团体、企事业单位档案部门:

2017年是党的十九大召开之年,是落实十三五规划和市第十二次党代会精神的关键之年,全市档案工作将以习近平总书记系列重要讲话精神为指导,着力推进“一化三基”(档案信息化、基础设施、基层工作、基本技能),为了切实抓好档案信息化建设,开展好档案“信息化建设年”活动根据《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》和《湖南省档案事业“十三五”规划》要求,结合我市实际,特制定本实施意见。

一、总体目标

株洲市档案信息化建设的总体目标是在“智慧株洲”建设的整体框架内,以全市信息化基础设施和电子政务平台为依托,以数字档案资源建设为核心,以档案信息资源共享为目的,以档案信息安全体系建设为保障基本实现档案信息基础设施现代化,重要、珍贵、利用频繁的馆藏档案资源数字化,档案信息利用和服务网络化,电子文件、电子档案的管理规范化,以数字档案馆(室)建设为重点,推进全市档案信息化建设全面、协调、可持续发展。

(一)加强数字档案资源建设,国家综合档案馆力争建成2-3家“全国示范性数字档案馆”,机关、企事业单位力争建成一批示范性或规范化数字档案馆(室)。

(二)加强互联网、政务网、局域网三网一体的档案信息资源共享平台建设,构建馆际一体、馆室一体档案信息资源互联互通、开放共享服务体系。

(三)按照电子政务、政府信息公开、网上无纸化办公行政审批和电子文件管理等相关规定,推进电子文件备份中心建设。

 (四)加强档案信息资源安全保障体系及利用体系建设。

二、主要任务

(一)加强档案信息化基础设施建设

全市各级档案部门根据实际需求配备相应的硬件和网络设备,使用统一的档案管理软件,积极提高和普及计算机和网络技术的应用程度,实施文档一体化和馆室一体化管理模式。到2020年,全市应用计算机管理档案的普及率,市级机关、团体、企事业单位档案馆(室)达到100%,县市区级机关、团体、企事业单位档案馆(室)达到90%

(二)加快档案信息化数字资源建设

1.国家综合档案馆数字资源建设

市县两级国家综合档案馆要根据国家、省档案局关于开展传统载体档案数字化工作的要求和部署,完善和规范档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库和元数据库;要以社会公众需求为导向,建立服务民生和具有株洲特色的数字档案信息库;要积极推进文档一体化、馆室一体化、馆际一体化建设,实现渠道互联互通、资源共建共享;要严格采用规范的文件格式形成和保存电子档案、档案数字化副本等各类数字档案资源,确保数字档案的真实、完整、安全和长期可用。

一是全面完成档案目录数据库建设2017年,各级国家综合档案馆要完成馆藏全部全宗案卷、卷内目录数据库的建设,实现馆藏目录计算机检索。

二是加快馆藏全文数据库建设要对珍贵、重要、社会需求广、利用频繁、有特色的特别是涉及民生的馆藏纸质档案分阶段、分步骤进行数字化,到2020年,市国家综合档案馆至少完成500万页,县市区国家综合档案馆至少完成200万页纸质档案数字化扫描加工任务。

三是做好多媒体数据库建设。通过接收和数字化等方式丰富电子、照片、音视频等各种载体的档案,做好多媒体数据库建设,2020年,各级国家综合档案馆完成馆藏全部照片、音视频档案的数字化转换。

2.市直机关、团体、企事业单位数字资源建设

一是2017年开始,列入接收进馆范围的市直机关、团体、事业单位向综合档案馆移交档案时,除纸质档案、纸质目录外,要使用统一档案管理软件,严格按照规范标准完成归档文件目录的著录及全文挂接(扫描),建立馆(室)藏档案目录和全文数据库。

二是市直机关、团体、企事业单位档案馆(室)要将馆(室)藏档案数字化作为档案信息化的基础工作,作为本单位中心工作服务、提高档案工作效率的重要手段,市档案局2017年拟选择1-2家单位开展馆(室)藏档案数字化试点,到2020年底,市直机关、团体、企事业单位馆(室)藏档案应档案数字化率要达到80%以上。

(三)开展电子文件(档案)备份中心建设

各级国家综合档案馆要按照电子文件(档案)管理要求,积极建设本级电子文件备份中心,加强与信息化部门的联系沟通、合作配合,依托全市电子政务网络平台和无纸化行政审批平台,对政务活动中产生的具有保存和利用价值的电子文件等信息,实行集中采集、归档、管理,做到数据规范、安全保密、资源共享,为党政机关办公、决策和社会公众查询利用提供服务,使电子文件(档案)备份中心成为全市电子文件资源综合利用基地和永久保管基地。

市档案局要加快电子文件(档案)制度规范建设,加强对电子文件的形成、处理、收集、积累、归档及电子档案移交接收的业务指导,保证电子文件完整、真实、有效。

机关、团体、企事业单位档案(馆)室要切实履行好职责,把本单位所有应归档的电子文件及时集中归档,做到应归尽归,并按规定向同级国家综合档案馆移交,做到应交尽交。

(四)加强档案信息安全保障体系建设

1.建立和完善档案信息安全保障体系和档案信息安全管理体制,严格制定和落实档案信息安全岗位责任制和责任追究办法,严格遵守相关的安全保密制度。

2.加强对档案管理用终端计算机的安全管理,对档案数据的保存制定严格的管理制度并符合国家的安全保密规定,确保档案信息和系统安全;档案部门的内部局域网必须切实与外网实行物理隔离,加强身份认证和权限管理,保证档案信息网络传输的安全可靠。

3. 建立容灾备份机制,严格执行备份制度,对数字档案信息定期进行异质异地备份,并定期对备份数据进行检测,保证档案信息资源的长期可读、可用、安全。

三、保障措施

(一)加强组织领导。市档案局负责统筹推进全市档案信息化建设,监督指导全市档案信息化建设。各县市区档案史(区)志局要加强对本县市区档案信息化建设的组织领导、指导协调、检查督促。

各级档案部门要高度重视档案信息化工作,要建立档案信息化工作领导小组,结合实际,制定本单位档案信息化建设实施方案并组织落实,全力推动档案信息化跨越发展。

(二)保障经费投入。各级档案部门要积极争取当地党委、政府或本单位领导的支持,将档案信息化建设纳入本地区、本单位信息化发展规划,在资金上加大对数字档案馆(室)建设的投入,将档案数字化、档案信息安全保障和档案信息化运维经费列入本地区政府、本单位财政预算,确保档案信息化建设的正常开展。

(三)加大考核力度。市档案局从2017年开始,将档案信息化建设的情况纳入对县市区档案部门、机关、团体、企事业单位档案业务考核的范围,建立档案信息化建设考核评价体系,使之成为推进档案信息化建设的重要导向和约束。

(四)强化队伍建设。要根据档案信息化建设的需要,培养和引进既懂计算机网络技术,又懂档案业务知识的复合型人才,为档案信息化建设的实施和数字档案馆(室)的运维提供队伍支持。要不断增强档案人员的信息化建设意识,加强档案人员的计算机、网络技术、多媒体技术等信息化知识与技能培训,提升应用技能和水平。 

                                              株洲市档案局

                                              201758

责任编辑:市档案局